Programa de empreendedorismo

Gestão de pequenos negócios

A ALPE disponibiliza um espaço de apoio integrado a empreendedores, onde podem encontrar um conjunto de serviços personalizados de apoio e orientação na gestão do seu negócio. Este apoio traduz-se num programa que visa a capacitação dos empreendedores para uma gestão do próprio negócio mais estratégica e consciente, suportado por um conjunto de instrumentos de consultoria adequados a micro e pequenas empresas que vão desde o Marketing, à Consultoria Jurídica, Fiscal, Contabilística e Económica e Financeira.

Embora exista um pensamento quase generalizado de que só as grandes empresas precisam de gestão empresarial, a verdade é que uma boa gestão empresarial é essencial para qualquer empresa, independentemente da dimensão ou atividade, pois é através dela que se pode identificar as melhores ações e estratégias, assegurando mais facilmente a visualização de uma solução perante uma adversidade.

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1. Organização e planeamento

O ato de planear é algo concreto que acontece no dia-a-dia da empresa ou é algo que não é suficientemente valorizado? Uma questão ainda mais pertinente seria: qual o custo para a sua empresa quando não há planeamento? Sabemos que as empresas reconhecem a importância do planeamento para o seu sucesso. Contudo, na prática, este reconhecimento nem sempre se traduz em ação – são poucas as empresas que realmente adotam uma cultura de planeamento.

Uma empresa que não valoriza o planeamento e vive sem o utilizar será fortemente influenciada pelas flutuações do mercado, as quais frequentemente podem levar a empresa numa direção indesejada. Se o mercado está constantemente a oferecer novas opções, surgem novos concorrentes a todo o momento e os consumidores estão cada vez mais exigentes, então o planeamento torna-se ainda mais crucial para determinar os rumos da empresa e implementar ações estratégicas.

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1.1. Planeamento anual, trimestral, mensal e semanal

Com base nestes dados, deve fazer um plano anual, em que define os objetivos para cada mês de um ano completo, no que respeita ao Negócio, ao Eu e ao Nós (família e amigos). Um aspeto importante a incluir no planeamento é definir um “prémio” e um “castigo” associado à verificação da conquista dos objetivos definidos para cada mês, pois dar-lhe-ão uma motivação extra e estão intimamente ligadas ao trabalho realizado.

Depois de feito o plano anual e antes do início de cada trimestre, deve fazer um plano trimestral que consiste na transferência do planeamento de cada mês desse trimestre feito no plano anual e na divisão por semana com tarefas mais concretas que ajudarão no cumprimento do objetivo mensal. Esta análise trimestral permite ajustar a rota definida no início do ano e separar os objetivos mensais em objetivos e tarefas mais específicos e práticos.

Como existem contratempos e necessidade de ajustes resultantes do desenvolvimento da atividade, no início de cada mês deve rever o plano trimestral para o mês em questão. Tendo feita esta revisão mensal, no início de cada semana, encaixe a lista de tarefas do planeamento mensal na agenda. Estas serão as tarefas práticas que irá realizar e que permitirá alcançar os objetivos que planeou no início do ano, de forma a crescer de forma sustentável e planeada.

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1.2. Gestão de tempo e Produtividade

É essencial que gradualmente vá incluindo algumas rotinas e técnicas de planeamento e gestão do tempo na gestão e desenvolvimento do seu negócio. Nunca é demais referir que a falta de planeamento e a má gestão de tempo leva não só a tempo perdido e resultados mais baixos, mas também, no limite, pode resultar na perda de controlo, problemas de saúde e, ainda, demonstração de incompetência junto de fornecedores e/ou clientes. Seguem-se por isso algumas técnicas e dicas que apesar de parecem ser infindáveis, se podem tornar bastante úteis.

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O controlo aliado ao planeamento é um processo contínuo e fundamental na rotina de trabalho, assim como a organização. Para manter a organização na gestão de micro e pequenas empresas, é fundamental documentar tudo. Quanto menos depender da memória, melhor. Investir em procedimentos e registos adequados ajuda a nunca perder compromissos ou prazos importantes.

Seguem-se outras boas práticas para organizar melhor a sua empresa:

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Organizar no momento inicial não é suficiente. É essencial manter a disciplina e criar o hábito de manter tudo sempre organizado. Esta é a parte do empreendedorismo que pode ser mais desafiadora: manter a consistência. Para ajudar, é importante manter em mente a missão, visão e valores da empresa, mesmo durante as atividades rotineiras. Com estes princípios em mente, será mais fácil perceber a importância de cada tarefa.

2. Gestão Financeira

2.1. Finanças da Empresa ≠ Finanças Pessoais

Como dono/a de um negócio e empreendedor/a, é imprescindível ter sempre em mente que a gestão financeira é uma tarefa fundamental. Uma das áreas mais críticas nesse contexto é a distinção clara entre as finanças pessoais e as finanças da empresa. Quando estas estão misturadas, podem surgir diversos riscos que comprometem não só o sucesso do negócio, mas também a estabilidade financeira pessoal.

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2.2. Controlo Financeiro

As empresas necessitam de gerar lucro para serem viáveis e atrativas pelo que alcançar rentabilidade é o principal objetivo da atividade empresarial. Para o efeito, é fundamental cuidar das finanças, assegurando boas entradas e um uso eficiente do dinheiro. Como empreendedor/a responsável pela gestão da sua empresa, deve monitorizar de perto os indicadores de desempenho que incluem: fluxo de caixa; margem bruta; lucro operacional, resultado líquido; contas a pagar e a receber; despesas fixas e variáveis; recebíveis programados e em atraso. Para tal, existem alguns principais básicos por onde deve começar:

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A gestão financeira pode determinar o seu sucesso a curto e longo prazo, sendo uma etapa fundamental para a sua sobrevivência no mercado. Em pequenas empresas, a atenção a este assunto deve ser redobrada, pois qualquer descuido ou lapso pode comprometer o negócio. Através de um controlo eficaz, é possível otimizar as finanças empresariais, verificar se o seu negócio está no caminho certo, validar estratégias, corrigir erros e tomar decisões acertadas, podendo elevar a sua empresa para o próximo patamar e mantê-la consolidada.

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2.3. Precificação

Criar uma empresa bem-sucedida e lucrativa depende de várias coisas, entre elas, de uma precificação inteligente de serviços/produtos. Quando o preço é baixo demais, pode afetar a margem de lucro do negócio. Por outro lado, se for alto demais, prejudica a venda. Deste modo, é importante definir o preço dos seus serviços/produtos da forma mais ajustada e fundamentada possível:

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2.4. Gestão de stocks

O inventário é uma parte fundamental da operação de uma empresa. Seja para uso interno ou para vendas, é essencial organizar cuidadosamente todos os itens em stock. Um eficiente controlo de inventário é aquele que possibilita o planeamento das compras, o cálculo da rotação das mercadorias e a melhor gestão do caixa. Já considerou que ter itens em stock significa ter dinheiro parado? Por isso, é importante manter apenas a quantidade estritamente necessária armazenada.

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3. Gestão de pessoas (RH)

A gestão de Recursos Humanos e de Pessoas é fundamental para a administração de pequenos negócios, pois uma boa gestão do talento humano potencia a produtividade, a retenção de colaboradores e um ambiente de trabalho saudável, elementos que contribuem para o cumprimento dos objetivos estratégicos da empresa.

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A Gestão de Recursos Humanos e de Pessoas traz diversos benefícios às pequenas empresas, tais como a redução de custos, a melhoria do desempenho e da produtividade, um ambiente de trabalho saudável e o fortalecimento da cultura organizacional, sendo fundamental para o seu crescimento e sustentabilidade.

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É essencial que os gestores se munam de informações atualizadas e, quando necessário, recorram a serviços externos especializados para garantir que o processo de recrutamento, o processamento de salários e outras tarefas relacionadas com a gestão de recursos humanos sejam realizados de forma legal, transparente e consistente.

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4. Marketing e vendas

O marketing e as vendas são componentes essenciais na gestão de pequenos negócios. Para alcançar o sucesso, é crucial compreender a importância de conhecer o público-alvo, promover o negócio de forma criativa e económica, e desenvolver uma estratégia de marketing eficaz. Estas ações são fundamentais para garantir que o seu negócio se destaca no mercado e atrai clientes de forma consistente.

Nos dias de hoje, o marketing está cada vez mais presente no mundo empresarial, mas será realmente uma necessidade ou apenas uma moda passageira?

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Embora existam tendências passageiras no marketing, como a popularidade de blogs ou influenciadores digitais, a essência do marketing – conectar empresas com pessoas – permanece a mesma. Hoje, as pequenas empresas têm acesso a diversas ferramentas acessíveis e podem utilizar redes sociais para promover os seus produtos de forma eficaz e económica.

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4.1 Plano de Marketing e Ferramentas Complementares

Com um planeamento estratégico, é possível alcançar visibilidade e construir uma base de clientes sólida. O Plano de Marketing funciona como um guia estratégico para todas as atividades de marketing. Ele define objetivos, identifica concorrentes, analisa o mercado-alvo e determina as táticas para alcançar esses objetivos.

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A Checklist de Marketing é um guia útil para pequenos empreendedores e pré-empreendedores, ajudando a estruturar o plano de marketing com passos claros e adaptáveis, podendo ser utilizada de forma independente ou como complemento a um plano mais detalhado, tal como o apresentado anteriormente. Com esta ferramenta, qualquer empreendedor pode dar os primeiros passos no mundo do marketing com maior segurança e foco.

Manter a consistência e relevância nas publicações é fundamental, e o Calendário de Redes Sociais facilita o planeamento antecipado, garantindo variedade e alinhamento com as metas. Isso facilita a gestão das redes sociais e melhora o envolvimento com o público ao oferecer conteúdo valioso de forma regular.

Acompanhar os resultados das campanhas é essencial para otimizar estratégias. Ferramentas como o Google Analytics são cruciais para avaliar o tráfego e o comportamento no site, permitindo tomar decisões informadas com base em dados reais.

Por fim, estabelecer metas de vendas realistas e acompanhar o progresso regularmente é fundamental para garantir que o negócio cresce de forma sustentável.

Em resumo, o marketing e as vendas são essenciais para o sucesso de pequenos negócios. Ter um plano de marketing é mais do que uma necessidade; é uma estratégia para garantir que o seu negócio tem condições de crescer e prosperar num mercado competitivo. Cada passo, desde conhecer o público-alvo, utilizando estratégias criativas e económicas, até alinhar as ações com os objetivos e aproveitando as ferramentas disponíveis, pode promover eficazmente o seu negócio, alcançar novos clientes e garantir um crescimento contínuo.

5. Gestão de clientes

A gestão de clientes é uma das principais chaves para o sucesso sustentável de qualquer pequeno negócio, influenciando diretamente a sua capacidade de atrair, reter e fidelizar clientes. Para garantir essa lealdade, é essencial não só fornecer um excelente atendimento, mas também personalizar o serviço, antecipando as necessidades dos clientes e superando as suas expectativas.

Uma Base de Dados de Clientes bem organizada é um recurso fundamental.

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O Modelo de Folha de Registo de Clientes é uma excelente ferramenta para coletar dados de maneira sistemática e organizada.

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Solicitar feedback regularmente é outra prática essencial. O Modelo de Inquérito de Satisfação do Cliente é uma maneira eficaz de obter perceções e sugestões valiosas sobre a experiência do consumidor com os produtos ou serviços.

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A adoção de um sistema de CRM (Gestão do Relacionamento com o Cliente) eleva ainda mais a gestão do relacionamento, podendo ser extremamente benéfico para pequenos negócios. Um CRM permite centralizar todas as informações e interações com os clientes numa única plataforma.

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Por fim, é importante lembrar que a gestão de clientes não se limita a adquirir novos consumidores, mas também a manter os existentes. A implementação dessas ferramentas — Base de Dados de Clientes, Modelos de Registo e Inquéritos de Satisfação, e o CRM — resulta em uma gestão mais eficaz e assertiva do relacionamento com o cliente. O crescimento de um negócio não depende apenas de atrair novos clientes, mas de manter os atuais satisfeitos e leais, criando uma base sólida para o sucesso contínuo da empresa. Ao adotar uma abordagem focada no cliente, torna-se possível identificar áreas de melhoria, aumentar a satisfação e impulsionar o desenvolvimento contínuo da empresa, tornando a gestão de clientes um elemento essencial para os pequenos negócios.

Este manual oferece apenas uma visão geral dos princípios básicos de gestão. À medida que o seu negócio cresce, poderá ser necessário recorrer a consultores especializados ou aprofundar os seus conhecimentos através de cursos e formações específicas. Lembre-se sempre de adaptar as estratégias e ferramentas às necessidades e realidades do seu negócio. Boa sorte!