Programa de empreendedorismo
A ALPE disponibiliza um espaço de apoio integrado a empreendedores, onde podem encontrar um conjunto de serviços personalizados de apoio e orientação na gestão do seu negócio. Este apoio traduz-se num programa que visa a capacitação dos empreendedores para uma gestão do próprio negócio mais estratégica e consciente, suportado por um conjunto de instrumentos de consultoria adequados a micro e pequenas empresas que vão desde o Marketing, à Consultoria Jurídica, Fiscal, Contabilística e Económica e Financeira.
Embora exista um pensamento quase generalizado de que só as grandes empresas precisam de gestão empresarial, a verdade é que uma boa gestão empresarial é essencial para qualquer empresa, independentemente da dimensão ou atividade, pois é através dela que se pode identificar as melhores ações e estratégias, assegurando mais facilmente a visualização de uma solução perante uma adversidade.
1. Organização e planeamento
O ato de planear é algo concreto que acontece no dia-a-dia da empresa ou é algo que não é suficientemente valorizado? Uma questão ainda mais pertinente seria: qual o custo para a sua empresa quando não há planeamento? Sabemos que as empresas reconhecem a importância do planeamento para o seu sucesso. Contudo, na prática, este reconhecimento nem sempre se traduz em ação – são poucas as empresas que realmente adotam uma cultura de planeamento.
Uma empresa que não valoriza o planeamento e vive sem o utilizar será fortemente influenciada pelas flutuações do mercado, as quais frequentemente podem levar a empresa numa direção indesejada. Se o mercado está constantemente a oferecer novas opções, surgem novos concorrentes a todo o momento e os consumidores estão cada vez mais exigentes, então o planeamento torna-se ainda mais crucial para determinar os rumos da empresa e implementar ações estratégicas.
1.1. Planeamento anual, trimestral, mensal e semanal
Com base nestes dados, deve fazer um plano anual, em que define os objetivos para cada mês de um ano completo, no que respeita ao Negócio, ao Eu e ao Nós (família e amigos). Um aspeto importante a incluir no planeamento é definir um “prémio” e um “castigo” associado à verificação da conquista dos objetivos definidos para cada mês, pois dar-lhe-ão uma motivação extra e estão intimamente ligadas ao trabalho realizado.
Depois de feito o plano anual e antes do início de cada trimestre, deve fazer um plano trimestral que consiste na transferência do planeamento de cada mês desse trimestre feito no plano anual e na divisão por semana com tarefas mais concretas que ajudarão no cumprimento do objetivo mensal. Esta análise trimestral permite ajustar a rota definida no início do ano e separar os objetivos mensais em objetivos e tarefas mais específicos e práticos.
Como existem contratempos e necessidade de ajustes resultantes do desenvolvimento da atividade, no início de cada mês deve rever o plano trimestral para o mês em questão. Tendo feita esta revisão mensal, no início de cada semana, encaixe a lista de tarefas do planeamento mensal na agenda. Estas serão as tarefas práticas que irá realizar e que permitirá alcançar os objetivos que planeou no início do ano, de forma a crescer de forma sustentável e planeada.
1.2. Gestão de tempo e Produtividade
É essencial que gradualmente vá incluindo algumas rotinas e técnicas de planeamento e gestão do tempo na gestão e desenvolvimento do seu negócio. Nunca é demais referir que a falta de planeamento e a má gestão de tempo leva não só a tempo perdido e resultados mais baixos, mas também, no limite, pode resultar na perda de controlo, problemas de saúde e, ainda, demonstração de incompetência junto de fornecedores e/ou clientes. Seguem-se por isso algumas técnicas e dicas que apesar de parecem ser infindáveis, se podem tornar bastante úteis.
O controlo aliado ao planeamento é um processo contínuo e fundamental na rotina de trabalho, assim como a organização. Para manter a organização na gestão de micro e pequenas empresas, é fundamental documentar tudo. Quanto menos depender da memória, melhor. Investir em procedimentos e registos adequados ajuda a nunca perder compromissos ou prazos importantes.
Seguem-se outras boas práticas para organizar melhor a sua empresa:
Organizar no momento inicial não é suficiente. É essencial manter a disciplina e criar o hábito de manter tudo sempre organizado. Esta é a parte do empreendedorismo que pode ser mais desafiadora: manter a consistência. Para ajudar, é importante manter em mente a missão, visão e valores da empresa, mesmo durante as atividades rotineiras. Com estes princípios em mente, será mais fácil perceber a importância de cada tarefa.
2. Gestão Financeira
2.1. Finanças da Empresa ≠ Finanças Pessoais
Como dono/a de um negócio e empreendedor/a, é imprescindível ter sempre em mente que a gestão financeira é uma tarefa fundamental. Uma das áreas mais críticas nesse contexto é a distinção clara entre as finanças pessoais e as finanças da empresa. Quando estas estão misturadas, podem surgir diversos riscos que comprometem não só o sucesso do negócio, mas também a estabilidade financeira pessoal.
2.2. Controlo Financeiro
As empresas necessitam de gerar lucro para serem viáveis e atrativas pelo que alcançar rentabilidade é o principal objetivo da atividade empresarial. Para o efeito, é fundamental cuidar das finanças, assegurando boas entradas e um uso eficiente do dinheiro. Como empreendedor/a responsável pela gestão da sua empresa, deve monitorizar de perto os indicadores de desempenho que incluem: fluxo de caixa; margem bruta; lucro operacional, resultado líquido; contas a pagar e a receber; despesas fixas e variáveis; recebíveis programados e em atraso. Para tal, existem alguns principais básicos por onde deve começar:
A gestão financeira pode determinar o seu sucesso a curto e longo prazo, sendo uma etapa fundamental para a sua sobrevivência no mercado. Em pequenas empresas, a atenção a este assunto deve ser redobrada, pois qualquer descuido ou lapso pode comprometer o negócio. Através de um controlo eficaz, é possível otimizar as finanças empresariais, verificar se o seu negócio está no caminho certo, validar estratégias, corrigir erros e tomar decisões acertadas, podendo elevar a sua empresa para o próximo patamar e mantê-la consolidada.
2.3. Precificação
Criar uma empresa bem-sucedida e lucrativa depende de várias coisas, entre elas, de uma precificação inteligente de serviços/produtos. Quando o preço é baixo demais, pode afetar a margem de lucro do negócio. Por outro lado, se for alto demais, prejudica a venda. Deste modo, é importante definir o preço dos seus serviços/produtos da forma mais ajustada e fundamentada possível:
2.4. Gestão de stocks
O inventário é uma parte fundamental da operação de uma empresa. Seja para uso interno ou para vendas, é essencial organizar cuidadosamente todos os itens em stock. Um eficiente controlo de inventário é aquele que possibilita o planeamento das compras, o cálculo da rotação das mercadorias e a melhor gestão do caixa. Já considerou que ter itens em stock significa ter dinheiro parado? Por isso, é importante manter apenas a quantidade estritamente necessária armazenada.
3. Gestão de pessoas (RH)
A gestão de Recursos Humanos e de Pessoas é fundamental para a administração de pequenos negócios, pois uma boa gestão do talento humano potencia a produtividade, a retenção de colaboradores e um ambiente de trabalho saudável, elementos que contribuem para o cumprimento dos objetivos estratégicos da empresa.
A Gestão de Recursos Humanos e de Pessoas traz diversos benefícios às pequenas empresas, tais como a redução de custos, a melhoria do desempenho e da produtividade, um ambiente de trabalho saudável e o fortalecimento da cultura organizacional, sendo fundamental para o seu crescimento e sustentabilidade.
É essencial que os gestores se munam de informações atualizadas e, quando necessário, recorram a serviços externos especializados para garantir que o processo de recrutamento, o processamento de salários e outras tarefas relacionadas com a gestão de recursos humanos sejam realizados de forma legal, transparente e consistente.
4. Marketing e vendas
O marketing e as vendas são componentes essenciais na gestão de pequenos negócios. Para alcançar o sucesso, é crucial compreender a importância de conhecer o público-alvo, promover o negócio de forma criativa e económica, e desenvolver uma estratégia de marketing eficaz. Estas ações são fundamentais para garantir que o seu negócio se destaca no mercado e atrai clientes de forma consistente.
Nos dias de hoje, o marketing está cada vez mais presente no mundo empresarial, mas será realmente uma necessidade ou apenas uma moda passageira?
Embora existam tendências passageiras no marketing, como a popularidade de blogs ou influenciadores digitais, a essência do marketing – conectar empresas com pessoas – permanece a mesma. Hoje, as pequenas empresas têm acesso a diversas ferramentas acessíveis e podem utilizar redes sociais para promover os seus produtos de forma eficaz e económica.
4.1 Plano de Marketing e Ferramentas Complementares
Com um planeamento estratégico, é possível alcançar visibilidade e construir uma base de clientes sólida. O Plano de Marketing funciona como um guia estratégico para todas as atividades de marketing. Ele define objetivos, identifica concorrentes, analisa o mercado-alvo e determina as táticas para alcançar esses objetivos.
A Checklist de Marketing é um guia útil para pequenos empreendedores e pré-empreendedores, ajudando a estruturar o plano de marketing com passos claros e adaptáveis, podendo ser utilizada de forma independente ou como complemento a um plano mais detalhado, tal como o apresentado anteriormente. Com esta ferramenta, qualquer empreendedor pode dar os primeiros passos no mundo do marketing com maior segurança e foco.
Manter a consistência e relevância nas publicações é fundamental, e o Calendário de Redes Sociais facilita o planeamento antecipado, garantindo variedade e alinhamento com as metas. Isso facilita a gestão das redes sociais e melhora o envolvimento com o público ao oferecer conteúdo valioso de forma regular.
Acompanhar os resultados das campanhas é essencial para otimizar estratégias. Ferramentas como o Google Analytics são cruciais para avaliar o tráfego e o comportamento no site, permitindo tomar decisões informadas com base em dados reais.
Por fim, estabelecer metas de vendas realistas e acompanhar o progresso regularmente é fundamental para garantir que o negócio cresce de forma sustentável.
Em resumo, o marketing e as vendas são essenciais para o sucesso de pequenos negócios. Ter um plano de marketing é mais do que uma necessidade; é uma estratégia para garantir que o seu negócio tem condições de crescer e prosperar num mercado competitivo. Cada passo, desde conhecer o público-alvo, utilizando estratégias criativas e económicas, até alinhar as ações com os objetivos e aproveitando as ferramentas disponíveis, pode promover eficazmente o seu negócio, alcançar novos clientes e garantir um crescimento contínuo.
5. Gestão de clientes
A gestão de clientes é uma das principais chaves para o sucesso sustentável de qualquer pequeno negócio, influenciando diretamente a sua capacidade de atrair, reter e fidelizar clientes. Para garantir essa lealdade, é essencial não só fornecer um excelente atendimento, mas também personalizar o serviço, antecipando as necessidades dos clientes e superando as suas expectativas.
Uma Base de Dados de Clientes bem organizada é um recurso fundamental.
O Modelo de Folha de Registo de Clientes é uma excelente ferramenta para coletar dados de maneira sistemática e organizada.
Solicitar feedback regularmente é outra prática essencial. O Modelo de Inquérito de Satisfação do Cliente é uma maneira eficaz de obter perceções e sugestões valiosas sobre a experiência do consumidor com os produtos ou serviços.
A adoção de um sistema de CRM (Gestão do Relacionamento com o Cliente) eleva ainda mais a gestão do relacionamento, podendo ser extremamente benéfico para pequenos negócios. Um CRM permite centralizar todas as informações e interações com os clientes numa única plataforma.
Por fim, é importante lembrar que a gestão de clientes não se limita a adquirir novos consumidores, mas também a manter os existentes. A implementação dessas ferramentas — Base de Dados de Clientes, Modelos de Registo e Inquéritos de Satisfação, e o CRM — resulta em uma gestão mais eficaz e assertiva do relacionamento com o cliente. O crescimento de um negócio não depende apenas de atrair novos clientes, mas de manter os atuais satisfeitos e leais, criando uma base sólida para o sucesso contínuo da empresa. Ao adotar uma abordagem focada no cliente, torna-se possível identificar áreas de melhoria, aumentar a satisfação e impulsionar o desenvolvimento contínuo da empresa, tornando a gestão de clientes um elemento essencial para os pequenos negócios.
Ficheiros
Ficha 5.1. Modelo de Base de Dados de ClientesFicha 5.2. Modelo de Folha de Registo de ClientesFicha 5.3. Modelo de Inquérito de Satisfação do ClienteEste manual oferece apenas uma visão geral dos princípios básicos de gestão. À medida que o seu negócio cresce, poderá ser necessário recorrer a consultores especializados ou aprofundar os seus conhecimentos através de cursos e formações específicas. Lembre-se sempre de adaptar as estratégias e ferramentas às necessidades e realidades do seu negócio. Boa sorte!